Как правильно организовать свой рабочий день. Как планировать свой рабочий день: полезные советы

Очень часто можно встретить людей, которые постоянно жалуются, мол, у них совсем мало свободного времени, все расписано поминутно. Становится интересно: пожаловаться на дефицит времени люди смогли, а выкроить полчаса на то, чтобы передохнуть – нет возможности. Создается какой-то резонанс, правда? Да, порою мы действительно заняты и даже не можем оторваться от работы, хотим все успеть, стремимся побыстрее закрыть график за месяц. А порою люди просто не умеют грамотно распределять собственное время, которое, кстати, на вес золота. Давайте поговорим про планирование рабочего дня.

Почему нам часто не хватает времени?

Дефицит временного ресурса можно встретить практически везде. Очень часто мы можем выполнить одно, но совершенно не успеваем сделать другое. Как же быть? Почему постоянно происходит нехватка времени?

Спешка. Одна из основных причин его отсутствия – это постоянная спешка. Верно, если куда-то торопиться, то время проходит незаметно, а деле – ничего не получилось толком закончить. Люди забыли о том, что если действовать размеренно, то это будет лучшим умным шагом к тому, чтобы следить за временем и правильно его планировать.
Торопливое принятие решений. Вроде бы и времени хватает на выполнение дела, но что-то все равно не так. Дело в том, что иногда можно встретить людей, которые не думают и сразу же на месте. Частенько такие беспорядочные действия – совершенно не обдуманы. И это очень плохо. Суетливость в отношении принятия решения – очень плохое поведение. Вот почему нам кажется, что времени почти нет, ведь нужно решать то, третье, десятое – куда уж тут !
Слишком много дел. Зачастую люди взваливают на себя огромное количество дел, которые хочется сразу же выполнить, но вместе с тем ничего толком не получается. Вроде бы и работа есть, но ее так много, что просто не справиться. Времени катастрофически не хватает, нужно сделать все по максимуму: красиво, отлично, в срок. Человек начинает паниковать, придумывать себе миллион «отмазок» о том, что навалилось куча дел, тем самым подтверждая, что и время было потрачено зря, и дико его не хватает его.
Нарушение ранжирования дел по важности. Некоторые поступают следующим образом: берутся за то, что вроде бы в приоритете, но выполнить это дело – проще простого, т.е. за него можно взяться чуть позже. Так, откладывая на потом самые важные, весомые и серьезные моменты, люди выполняют то, что легко. Самое тяжелое остается под конец рабочего дня. Естественно, времени не будет хватать. Вот почему начинать следует в обратном порядке, чтобы не ощущалось дефицита времени: сначала самое сложное, а затем под конец – легкое.
Неправильное начало дня. Да, даже может испортить абсолютно весь день. Казалось бы, да как вообще это может повлиять на планы? Очень просто! Например, вы проснулись с , завтрак подгорел, собака сгрызла блокнот, а сын отказался идти в школу. Как думаете, будет ли у вас после такого желание с энтузиазмом подходить к работе? Конечно же, нет. Более того, вы будете оттягивать момент, очень долго думать, реакция станет заторможенной, появится дикое желание спать, а еще на ум станут приходить разные мысли, лишь бы отвлечь вас от серьезных дел. Вот почему в итоге времени ужасно не хватает на планирование и правильное построение рабочего дня.

Основные правила планирования в самом начале дня

Отличное настроение на весь день. Правильно говорят, с какой ноги встанешь – так и пройдет весь день. Если быть в хорошем настроении с самого утра, но заряд положительных эмоций не заставит себя ждать. Те, у кого шикарное настроение, добиваются успеха сразу же. Возьмите за привычку: просыпаться в отличном настроении, чтобы никто и ничто не смогло его вам испортить. Можно даже начать свой день с трех важных вопросов, которые необходимо будет решить за сутки:

как именно сегодняшний день сможет сблизить меня с назначенной мною целью?
что мне необходимо сделать, чтобы извлечь из сегодняшнего дня максимальную радость?
что мне необходимо сделать, чтобы всегда поддерживать собственное тело в таком расположении духа?

Хороший плотный завтрак и никакой спешки. 90% людей счастливы только потому, что имеют возможность , плотно, некуда при этом не спеша. Поверьте, такой старт нового дня не только пробуждает на весь оставшийся день, но и заряжают непередаваемыми эмоциями. Чтобы хорошо покушать и никуда не торопиться, нужно просто раньше ложиться. Это главный секрет успеха и изюминка планирования рабочего дня.

Старт работы в одинаковое время. Чтобы максимально точно спланировать свой рабочий график и начать удачно день, необходимо начинать утро в одно и тоже время. Организм постепенно становится дисциплинированным, а затем и вовсе будет сам просить то, к чему вы его приучили. Тоже самое и с работой: постарайтесь объяснить своему организму, во сколько должна начинаться мозговая активность и рабочая суета, чтобы он был готов. Спустя время он сам начнет активничать и просить старт рабочего периода.

Никаких второстепенностей перед работой. Очень часто многие готовы заняться чем угодно, лишь бы не основным делом. Чтобы не было такой раскачки и можно было приступить сразу к делу, то не забывайте говорить себе твердое «стоп». Планирование дня сразу же сбивается, как только человек начинает увиливать от основных дел. В итоге, все, что было поставлено в приоритет, сделано только наполовину. Постарайтесь сначала выполнить все то, что очень нужно, а лишь затем решить второстепенные проблемы.

Принцип 70 на 30. 70% информации обязательно вписывайте в свой : сюда входит точное время, что именно вы будете делать и до скольки. 30% остается в голове: например, место, где необходимо встретится, или имя друга, которому нужно отправить сообщение. Нервная система всегда должна быть максимально защищена от перегрузок. Если на 100% вписывать в свой блокнот все то, что нужно, то могут в буквальном смысле слова вскипеть мозги. Поэтому, установите определенные рамки для планирования своего рабочего дня.

Основные правила планирования в середине дня

Подготовка к работе. Допустим, у вас есть большой стол, на котором, собственно, и кипит вся работа. Первое, что необходимо сделать – это убрать все ненужные бумаги и другие вещи с него. Оставьте только то на столе, что вам пригодится в первую очередь. Лишняя информация, находящаяся перед вами, ни к чему хорошему не приведет и лишь поглотит ваше время. Готовьтесь к работе так, чтобы все было готово безупречно.

Установка сроков. Порученное вам задание необходимо выполнить в срок, который вы просто обязаны обговорить. Действуйте в свою пользу и «выторговывайте» время так, чтобы и вам, и второму человеку, кто поручает задание, было максимально комфортно. Если вы хотите уметь планировать собственное время, то без установленных сроков решения задач и их выполнения просто не обойтись. Если вы думаете, что не справитесь с работой – просто попросить срок чуть больше, пускай это будет запасом. Допустим, вам необходимо подготовить интересный проект, на который по факту понадобится чуть больше месяца. Установите срок в 1,5-2 месяца, взяв время с запасом.

Отказ всем «срочным» второстепенным проблемам. Непредвиденные ситуации случаются частенько, на них просто невозможно не обратить внимание. Но иногда неотложные моменты настолько мелочны, что могут и подождать, пока не решится какое-то более серьезное и глобальное дело, над которым вы, кстати, работаете. Все, конечно, зависит от обстоятельств, но уважайте свое планирование, умея правильно и тактично отказывать абсолютно не срочным решениям.

Паузы важны. Работать без перерыва – очень неправильная вещь. Паузы в любом случае очень важны и нужны, чтобы тело отдохнуло. Соблюдайте периодичность в продолжительности своей рабочей деятельности, регулярно останавливайтесь хотя бы на пару минут, когда чувствуете, что нужна передышка. Планирование рабочего дня не подразумевает в себе лишь постоянную работу, не покладая рук. План включает в себя все вместе: и активность и отдых.

Каждый предмет любит свое место. Здесь все очень просто: поработав с чем-то, не забудьте положить предмет на его место. Вещь всегда должна возвращаться туда, откуда ее взяли. Такой интересный подход поможет экономить время в дальнейшей работе, вы не будете по нескольку часов искать то, что вам нужно, так как необходимая вещь уже давно на своем месте.

Плавное завершение дела. Не бросайте все, как только увидите финиш. Начатое дело всегда должно быть закончено до конца. Причем, финишная прямая должна быть медленной, с плавным подходом. Если все бросать резко, то ничего хорошего из этого не выйдет. Планирование рабочего дня считается идеальным, когда каждое дело аккуратно закончено, а по итогу сделаны небольшие выводы.

Минуты с пользой. Если в течение всего дня выдалась свободная минута, то не тратьте ее зря. Лучше откройте свое планирование и подумайте о том, что вам еще предстоит сделать, как именно вы возьметесь за работу и так далее. Другими словами, проводите свободное время с пользой, заполняя незапланированную пустоту занимательным делом.

1 час – для себя любимого. Среди плотного рабочего графика, который расписан по часам, обязательно выкраивайте время для себя любимого. Это называется «закрытым» часом, когда человек отгораживает себя от любых дел, неважно насколько они срочные, и использует индивидуальное время для любого его провождения. Хотите покушать? Отлично, уделите этому целый час. Желаете просто вздремнуть? Почему бы не прилечь, набравшись сил? Человеку нужен всего лишь 1 час, чтобы собраться с мыслями и дальше продолжить работать.

Перепроверка планов. Для того, чтобы рабочий день был выстроен по цепочке, не забывайте о том, что перепроверять себя тоже необходимо. Например, под конец рабочего дня можно в конец запутаться и перестать разбираться в каких-то вещах. Поэтому, всегда перепроверяйте себя, чтобы точно быть уверенным – все идет четко по спланированной вами схеме.

Основные правила планирования в конце дня

Несделанное – завершить. Вот теперь можно приступить к тем моментам, к которым еще вы не прикасались, но знали, что выполнить – проще простого. Завершив основной поток работы, обязательно переходите на второстепенные задачи, которые моментально решаются. Видите, день начинается с самого сложного и важного, а заканчивается второстепенными, но четко выполненными моментами.

Планирование следующего дня. Пожалуй, самое основное, что нужно сделать, завершая свой день и начиная новый. Продумайте свое рабочий день, который будет завтра, распишите все то, что нужно выполнить в первую очередь, а только затем впишите дополнительные моменты. И вообще, пускай у вас будет отличная привычка делать все заранее, а именно – составлять планирование рабочего дня перед сном, чтобы на утро все уже было готово.

Значимость активного образа жизни

Кстати, очень важно вести здоровый образ жизни, чтобы все было по полочкам. Видите, даже в планировании рабочего дня спорт помогает жить и двигаться к успеху. Включив в свою жизнь фитнес, или , можно навсегда , плохого самочувствия и «расхлябанного» ненормированного графика. Как говорится, спорт дисциплинирует человека во всех смыслах. Планирование рабочего дня станет теперь не только приятной привычкой, но и неотъемлемой частью жизнь, без которой невозможно двигаться дальше.

Видите, как, оказывается, легко и просто каждому распланировать свое время. Достаточно лишь составить схему работы, по которой вы будете дальше двигаться. Обязательно соблюдайте все вышеперечисленные пункты, они уже проверены на деле. Эффективность методов равна 100%. Максимально точно планируйте рабочий день, просыпайтесь в отличном настроении, заряжайтесь с самого утра энергией и не позволяйте своему телу уставать и переутомляться.

Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки - участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время - деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

«Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
«Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
«Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» - готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера - «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло - автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD - альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, - один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .

Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD - это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD - тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

Зачем планировать свой рабочий день;
Кому это необходимо;
Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Здравствуйте, друзья! С вами Екатерина Калмыкова. Мне, да и наверняка вам, приходилось достаточно часто сталкиваться с ситуациями, когда не успеваете что-то сделать. Завершить обещанный проект, уделить время семье, доделать какие-то запланированные вещи.

Я думаю, это случается, потому что мы не умеем правильно и грамотно организовывать наше время, а ведь это очень важная составляющая нашей жизни.

Сегодня я хотела бы поговорить о том, как планировать день, чтобы все успевать и выполнять задуманные дела именно в то время, в которое вы их и запланировали.

Итак, зачем же нам необходим этот навык? Ведь и так неплохо. Подумаешь, что перенес встречу с друзьями на следующую неделю, а какие-то дела на завтра.

Не успел, ну что ж поделаешь?!

Да нет, все не так просто, как вам кажется, на первый взгляд. Многие люди очень сильно страдают как раз из-за того, что относятся ко времени таким наплевательским образом.

Во-первых, они находятся постоянно в состоянии стресса . Да-да, вроде бы, кажется, что стресс никак не связан с планированием, но это не так! Дело в том, что когда вы что-то постоянно откладываете из-за того, что не успеваете, невыполненные дела превращается в огромный снежный ком, который в итоге наваливается на вас всем своим весом и преследует изо дня в день. Вот как раз этот момент и вызывает стресс.

Во-вторых, неудачи на работе . Если вы постоянно не успеваете выполнить ту или иную рабочую задачу, то это, безусловно, негативно сказывается на вас. Как правило, такие люди редко чего добиваются как на работе, так и в жизни.

В-третьих, проблемы семейного характера . Бывают те, кто не заботится о работе, а бывают — которые ставят ее на первый план, забывая о своей семье и не успевая проводить время с ней. И зачастую на этой почве происходят конфликты и ссоры. Женщине, равно как и мужчине, очень важно внимание и забота.

Чтобы избежать все вышеперечисленные проблемы необходимо просто начать планировать свой день.

Зачем мне нужно планирование

Давайте я поделюсь своими мыслями на этот счет. Я просто убеждена в необходимости планирования своего времени. Считаю, что особенно это актуально для людей, работающих дома. Так как именно дома находится масса отвлекающих моментов, которые мешают сосредоточиться выполнению работы.

Какими инструментами для планирования пользуюсь я? – Да ничего особенного я не использую. Только ежедневник и блокнот. Эти предметы-помощники позволить может каждый. Несмотря на их простоту, они здорово помогают распланировать свое время и следить за выполнением каждого намеченного дела.

Раньше я пренебрегала планированием, но позже поняла свою ошибку. Я просто перестала что-либо успевать, постоянно на что-то отвлекалась, забывала, что накануне я задумывала что-то сделать и т.д. В общем, тратила свое время не по назначению. Время шло - дела висели на мне мертвым грузом, причем с каждым днем их становилась все больше и больше. И я сказала себе: «Стоп! Надо что-то делать с этим».

И тут мне попалась замечательная книга Д.Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» .

О ней подробно я рассажу в следующей статье. , чтобы не пропустить.

Купить эту книгу вы можете по этой ссылке и вам доставят ее по почте. Получить цифровой вариант книги можно здесь .

Еще я начала вести ежедневник. Обычный бумажный ежедневник мне гораздо удобнее всех электронных эквивалентов. Признаюсь, пробовала много, в том числе и знаменитый Evernote, но это не для меня.

Теперь у меня все под контролем, я стала более продуктивно использовать свое время и успеваю выполнять все намеченные дела. Оказалось – все не так сложно.

Из-за чего так выходит

Наука, которая занимается распределением временных ресурсов называется — . И, как правило, люди, которые хотят научиться этому искусству, обращаются за помощью к специалистам, которые помогают за деньги.

У нас будет проще и бесплатно.

Сначала нужно определить, почему происходит сбой в распределении задач:

Безответственность человека. Ему абсолютно не важно, что он сегодня успеет сделать, а что нет.
Перфекционизм. Когда человек хочет сделать все и сразу, а главное качественно. Уделяя все время и силы одному делу, остальные «зависают».
Переоценка собственных возможностей. Слишком много задач разного плана, с которыми сложно справиться и все успеть.

Это основные причины, которые могут помешать вам жить полной жизнью. А что же нужно, чтобы исправить эту проблему.

Как решить проблему

На самом деле решение очень простое. Для того чтобы вы не уставали на работе и все успевали дома, необходимо проанализировать свое время и его правильно распланировать.

Остановлюсь на этом подробнее.

1.Составьте список дел . Как правило, я занимаюсь этим либо вечером, либо утром следующего дня. Просто перечисляю, что мне необходимо сделать.

2.Сделайте распределение дел . Я ранжирую дела в порядке их важности.

3.Составьте расписание , которое будет соответствовать делам.

Все, ваш день готов!

Я бы добавила еще один важный пункт – это самодисциплина. Ведь без нее даже самое хорошо составленное расписание останется только на бумаге. Нельзя поддаваться своим слабостям, и откладывать дела на потом. Надо четко следовать графику и тогда вы сами заметите как эффективно и продуктивно проходит ваш день.

В выполнении запланированных дел вам могут помочь помимо ежедневника, еще мобильный телефон и компьютер. Например, на мобильнике вы можете создавать разного рода напоминания, что не позволит вам потратить лишнее время на какое-то дело. А если вы постоянно сидите за компьютером или ноутбуком, то можно воспользоваться разнообразными электронными планировщиками (Evernote , Google Task , Todoist , Trello и т.д.)

Хоть это и кажется простым, на деле придерживаться расписание достаточно сложно, поэтому, придумайте себе поощрения. Потом с расписанием будет проще, а в дальнейшем, если захотите, вы сможете совсем от него отказаться, потому что вы научитесь успевать делать запланируемые дела и без него.

Основной вопрос правильного распределения времени заключается в том, что человек не знает, что ему поставить на первый план. Когда вы научитесь это делать, вам станет гораздо проще жить.

Не забывайте планировать свой день таким образом, чтобы всегда оставалось время на свою семью. Ведь именно это главное в жизни!

Теперь вы знаете, как распределить время, чтобы все успеть.

Удачи вам!

С уважением, Екатерина Калмыкова

Встречаясь с успешными многогранными личностями, мы вздыхаем и пожимаем плечами: и как эти люди все успевают? Они не спят? На их волшебных часах в два раза больше делений? Наверное, они просто особенные?

И да, и нет. Конечно, предположение о волшебных часах из разряда фантастики, это точно. Но, как правило, люди, организующие свой день эффективно, действительно не валяются по полдня в кровати - выспаться для них дело техники, секрет в режиме. И он же, этот ненавистный со школьных лет режим, точнее, его более гибкая и интересная разновидность - тайм-менеджмент - делает их особенными. Освоив трюки, помогающие планировать свое время , и прибегнув к помощи самоконтроля и дисциплины, каждый из нас способен .

Вы не можете растянуть время. Значит, измените себя

Мы привыкли считать цейтнот (от немецкого Zeitnot, «беда со временем»), постоянную нехватку минут, часов и суток, синонимом востребованности, нужности, занятости. Я работаю день и ночь, я зашиваюсь, мне абсолютно некогда, я не успеваю ни-че-го! Признайтесь, часто эти слова становятся своеобразной ширмой, щитом, средством защиты от дискомфорта реальной жизни. А от нее «цейтнотоголики» не ждут ничего хорошего, хотя и понимают прекрасно, что в режиме постоянной загруженности долго выдержать невозможно, необратимо изменяется поведение, психика. Да и, прямо скажем, «дела выше крыши» не идут. Для того, чтобы делать что-то вдумчиво и с душой, нужно время от времени останавливаться, оглядываться. В ежедневном нескончаемом галопе цейтнота для этой процедуры минутку не выкроишь.

Печально, но факт: сегодня многие крупные компании используют варварскую политику «выгорания» персонала в своих корпоративных целях. Свежий работник загружается по самое нехочу; на месте он остается ровно до тех пор, пока не иссякает его трудовой энтузиазм и непрерывный цейтнот не высушивает ему мозги. О том, как распознать таких работодателей и что с ними делать - тема для отдельного разговора, а сегодня мы делимся секретами планирования дня . Эти трюки позволят вам по-другому взглянуть на организацию своего рабочего процесса и изменить его к лучшему.

Начните сейчас. И не прекращайте!

Планировать свое время, чтобы успевать больше , на самом деле несложно. Есть два основопологающих постулата, удивительно банальных. Первый - если вы хотите оптимизировать свой день, просто начните делать это. Пробуйте разные стратегии в соответствии с вашим характером, сферой деятельности, обстоятельствами. Некоторым из нас необходимы «ежовые рукавицы» расписания (по крайней мере, первое время), кто-то нуждается лишь в небольшой корректировке режима дня и привычек. Второй «секрет Полишинеля» в том, что тайм-менеджмент это не таблетка, которую достаточно проглотить один раз и навсегда излечиться от безалаберности и непунктуальности. Это ежедневная кропотливая работа, усилия по выполнению которой напрямую связаны с успешностью результата. И не забывайте, что судит вас самый заинтересованный судья и зритель - вы сами. Поэтому «сачковать» не получится.

Тайм-менеджмент - целая философия формирования навыков и использования приспособлений и техник, позволяющих планировать свое время и использовать его рационально для достижения целей . Изначально тайм-менеджмент разрабатывался американскими исследователями для улучшения производительности труда, но практика показала, что наведение порядка на циферблате идет на пользу и личной жизни.

Сегодня известны и активно применяются сотни приемов тайм-менеджмента, и этот список постоянно ширится. Современные стратегии планирования времени опираются на использование часов и будильников, всевозможных ежедневников, «листов задач» и органайзеров, компьютерных программ-планировщиков дня, распределение приоритетов и мотиваций, использование естественных ритмов человеческой жизни, мешающих использовать время эффективно (самая распространенная из них - синдром отдаления , «откладывания в дальний ящик»).

Конечно, тайм-менеджмент целая наука , что неудивительно - исправление недостатков всегда требует гораздо больше времени, чем их приобретение. Заинтересовавшись этими техниками, можно изучить и протестировать их самостоятельно - тем более, что рассказать в одном топике о том, как научиться планировать свой день с точки зрения тайм-менеджмента, невозможно, да и бессмысленно. Но кое-какие трюки можно начать использовать прямо сейчас, чтобы сделать свой рабочий день более эффективным.

Хотите научиться планировать день и перестать терять драгоценное время? Попробуйте для начала:

Освободить пространство для важного

Любой день состоит из множества дел - мелких и крупных, важных и не очень, неотложных и терпящих. Для того, чтобы научиться планировать свое время, необходимо до блеска отточить воображаемый скальпель, позволяющий отделить приоритетные дела от неприоритетных. Конечно, это не значит, что о мелких и менее важных делах можно забыть - нет, их тоже нужно делать, но внимания они заслуживают соразмерно своей величине. Распространенная ошибка - «для легкости» делать сначала то, что проще и… ненужнее. Что мы получаем в итоге? Имитацию деятельности и нерациональное расходование временных резервов, необходимых для выполнения значимых заданий. Отдавайте себе отчет в происходящем - назначайте важное и сложное первоочередным .

«Бритва Оккама» наоборот

А вот для того, чтобы большие и серьезные дела не отпугивали, существует следующий трюк: чтобы правильно планировать свое время, их надо разбить на несколько более мелких. Тогда «этапы большого пути» можно будет чередовать с менее важными заданиями, одновременно успевая многое и .

«Уменьшите» то, чем вы живете

В любом списке обычных дел, выполняемых на автомате, прячутся коварные пожиратели времени. Они маскируются под невинные и даже на первый взгляд немаловажные вещи. Требуется ревизия! Продумайте, на что уходят ваши минуты и часы, вспомните все и осознайте - так ли необходим вам этот вид занятости или досуга? Вам действительно необходимо каждый час заходить на «Одноклассники», это в самом деле дает вам необходимый отдых от работы? Вам реально нужны и интересны занятия в вышивальном кружке? Действительно стоит по пятьдесят минут кряду каждый день разговаривать с неким занудным коллегой, боясь его обидеть быстро свернутой беседой? Это ваши сутки, и в них всего 24 часа!

Не теряйте и не теряйтесь

Согласно современным исследованиям, работающий человек тратит в среднем 150 часов в год на поиск потерявшихся вещей. То есть эти вещи не то чтобы загадочно исчезли по воле злых сил - они были не на своем месте, и поэтому их не могли найти. Внушительный показатель, не так ли? Прекратите быть частью этой дурацкой статистики. Не бросайте вещи, документы, файлы где попало. Организуйте все один раз, подпишите, запомните, и поддерживайте порядок. Это поможет вам лучше планировать свой день - ведь вы не будете тратить свое драгоценное время на досадный поиск «потеряшек».

Учитывайте свою индивидуальность

Учась планировать свой день, не ориентируйтесь на «среднюю температуру по больнице». Отдавайте себе отчет, что у каждого человека есть индивидуальные периоды работоспособности и «бесполезности». Не откладывайте работу на поздний вечер, зная, что после восьми вечера вы ничего не соображаете. Не назначайте встречи на раннее утро, зная, что для этого вам придется встать на два часа раньше, чем обычно, и вы будете разбиты. Стойко придерживайтесь этих правил, только так они будут иметь смысл - невозможно планировать свой день, если у вас нерегулярный режим дня и вы можете неожиданно лечь спать на пять часов позже обычного. Можете, конечно, утром ради спортивного интереса прочитать гороскоп на сегодня и под впечатлением переиначить все планы, но стоит и оно того, решать вам. Готовьте свой новый день с предыдущего вечера, а лучше за неделю для большей эффективности.

Гоните прочь перфекционизм

И смелее делегируйте полномочия. Если вам есть кому перепоручить часть работы - сделайте это. Внимание, речь не идет о перекладывании своей работы на ни в чем не повинных людей, но если у вас есть помощники, их помощью нужно пользоваться. То, что они делают что-то не в вашем стиле - еще не повод взваливать все на себя. Планируя дела, распределяйте задания сразу, а не под давлением обстоятельств - это сэкономит время и позволит эффективно планировать день.

Делу время, а потехе - свое время

Составляя «лист задач» и расписание на день (неделю, месяц), планируйте не только , но и отдых. Возможно, на первый взгляд это покажется противоестественным, но на самом деле такой подход не только удобен, для того, чтобы научиться планировать время, но и позволит вам сделать досуг более разнообразным и увидеть в перспективе, каких развлечений вам не хватает. // charla.ru